Observation collaborateur : quoi noter au quotidien (+ 20 exemples)

Arrive le moment de l'entretien annuel, et vous vous retrouvez a chercher desesperement des exemples concrets pour illustrer vos propos. "Tu as bien travaille cette annee" sonne creux. "Tu as gere la crise du projet X en coordonnant 3 equipes en moins de 24h" a beaucoup plus d'impact.

La solution ? Noter vos observations au fil de l'eau, tout au long de l'annee. Mais encore faut-il savoir quoi noter, et comment le formuler.

Pourquoi noter ses observations ?

Prendre des notes sur vos collaborateurs n'est pas du flicage. C'est un outil de management bienveillant et efficace.

• Lutter contre le biais de recence : notre memoire privilegia les evenements recents. Sans notes, votre entretien annuel ne couvrira que les 2-3 derniers mois.
• Etre factuel et equitable : des notes precises permettent des evaluations objectives, pas des impressions.
• Valoriser le travail : vos collaborateurs se sentiront reconnus si vous vous souvenez de leurs reussites specifiques.
• Justifier vos decisions : augmentation, promotion, formation... vous aurez des arguments concrets.

Qu'est-ce qu'une bonne observation ?

Une bonne observation manageriale repond a 4 criteres :

1. Datee : quand cela s'est-il passe ?
2. Factuelle : que s'est-il passe concretement ?
3. Contextualisee : dans quel cadre ?
4. Observable : qu'avez-vous vu ou entendu ?

Factuel vs Opinion : la difference cruciale

C'est LA erreur la plus courante. Beaucoup de managers notent des opinions au lieu de faits.

Opinion (a eviter)	Fait (a privilegier)
"Marie est desorganisee"	"Marie a oublie d'envoyer le rapport client 2 fois ce mois (5 et 12 mars)"
"Jean est un excellent communicant"	"Jean a presente le projet au COMEX et a repondu a toutes les questions sans hesitation"
"Sophie manque de motivation"	"Sophie est arrivee en retard 4 fois ce mois et n'a pas participe a la reunion d'equipe du 15"
"Pierre est un leader naturel"	"Pierre a spontanement pris en charge la coordination de l'equipe pendant l'absence de son manager"

20 exemples d'observations concretes

Voici 20 exemples d'observations bien formulees, classees par categorie :

Performance et resultats

1. "15 janvier : Projet Alpha livre avec 2 semaines d'avance sur le planning initial. Budget respecte a 98%."
2. "3 mars : A atteint 112% de son objectif commercial du Q1 (56K vs 50K prevus)."
3. "22 avril : Le client Dupont a envoye un email de felicitations suite a la livraison (mail transfere)."
4. "8 juin : A reduit le temps de traitement des tickets de 4h a 2h30 en moyenne grace a l'automatisation mise en place."

Competences techniques

5. "12 fevrier : A resolu le bug critique en production en moins de 2h, identifiant une race condition complexe."
6. "5 mai : A forme 3 juniors sur React pendant 2 demi-journees. Retours positifs des participants."
7. "18 juillet : A propose et implemente une nouvelle architecture qui a reduit les couts serveur de 30%."
8. "2 septembre : Certification AWS Solutions Architect obtenue du premier coup."

Soft skills - Communication

9. "28 janvier : Presentation tres claire au COMEX. A su vulgariser les aspects techniques pour un public non-tech."
10. "14 avril : A anime la retrospective d'equipe avec beaucoup de tact malgre les tensions."
11. "6 aout : A gere un client mecontent au telephone pendant 45 min. Le client a fini par remercier pour l'ecoute."

Soft skills - Travail en equipe

12. "10 mars : A spontanement aide Sophie sur son dossier alors qu'elle etait debordee."
13. "22 juin : A coordonne 3 equipes (dev, design, marketing) pendant la crise serveur sans conflit."
14. "15 octobre : A organise un dejeuner d'equipe pour celebrer la fin du projet. Initiative personnelle."

Soft skills - Leadership et initiative

15. "4 fevrier : A propose de prendre en charge le projet Beta sans qu'on le lui demande."
16. "18 mai : A identifie un risque sur le projet et alerte avant qu'il ne devienne un probleme."
17. "30 septembre : A pris la parole en reunion pour defendre une idee impopulaire mais pertinente."

Points d'attention

18. "7 mars : Rapport client envoye avec 2 erreurs de chiffres. Client l'a signale."
19. "25 mai : Tension avec l'equipe design lors de la reunion projet. A coupe la parole plusieurs fois."
20. "12 novembre : A decline la mission de formation des nouveaux alors qu'il etait le plus qualifie. A creuser les raisons."

Quand prendre vos notes ?

Le meilleur moment pour noter une observation, c'est immediatement apres l'avoir faite. Voici les moments cles :

• Apres une reunion importante : qui a brille ? qui etait en retrait ?
• Apres une livraison projet : comment s'est-elle passee ?
• Apres un feedback client : positif ou negatif, notez-le
• Apres un conflit ou tension : que s'est-il passe factuellement ?
• Apres une initiative spontanee : valorisez les prises d'initiative

Quel format utiliser ?

Le format ideal pour une note d'observation :

[Date] - [Contexte] : [Observation factuelle]

Exemples :

• "15/03 - Reunion client Dupont : Marie a presente le bilan avec assurance, a repondu aux 5 questions sans hesitation."
• "22/06 - Livraison projet Beta : Jean a livre avec 3 jours de retard. Cause : specs changeantes du client (3 demandes de modification en 2 semaines)."

Ou stocker vos notes ?

Plusieurs options :

• Fichier Excel/Word par collaborateur : simple mais difficile a maintenir
• Notes sur telephone : pratique mais desorganise
• Email a vous-meme : chercher l'info devient un cauchemar
• Outil dedie comme Retentis : notes centralisees, retrouvables en 2 clics, et reformulation automatique pour l'entretien

Conclusion

Prendre des notes sur vos collaborateurs n'est pas une corvee de plus. C'est un investissement de 2 minutes par semaine qui vous fera gagner des heures lors de vos entretiens annuels.

Commencez par noter une observation positive par semaine et par collaborateur. C'est suffisant pour avoir une base solide en fin d'annee.

Et si vous voulez simplifier encore plus le processus, Retentis vous permet de noter vos observations par email en 30 secondes. Essayez, c'est gratuit.