Combien de fois avez-vous entendu (ou dit) : "On en reparlera a l'entretien annuel" ? Cette phrase est le symptome d'un probleme frequent : l'absence de suivi regulier.

Pourtant, les meilleurs managers le savent : c'est dans le quotidien que se construit la performance et l'engagement de l'equipe, pas une fois par an.

Pourquoi un suivi regulier est essentiel

Un suivi regulier de vos collaborateurs permet de :

  • Detecter les problemes tot : une difficulte adressee en fevrier ne devient pas une crise en decembre
  • Donner du feedback en temps reel : le feedback est plus efficace quand il est proche de l'action
  • Renforcer la relation de confiance : vos collaborateurs se sentent ecoutes et soutenus
  • Faciliter l'entretien annuel : plus de surprise, tout a ete dit au fil de l'eau
  • Ameliorer l'engagement : les equipes suivies regulierement sont 3x plus engagees (Gallup)

La regle d'or

Aucun sujet aborde en entretien annuel ne devrait etre une surprise pour le collaborateur. Si c'est le cas, c'est que le suivi n'a pas ete suffisant.

Les one-on-one : la base du suivi

Le one-on-one (ou point individuel) est le format le plus efficace pour suivre vos collaborateurs. C'est une reunion reguliere, en tete-a-tete, dediee au collaborateur.

Les regles d'or du one-on-one

  1. Frequence fixe : hebdomadaire ou bi-mensuel selon la taille de votre equipe
  2. Duree courte : 30 minutes suffisent
  3. Sacre : on ne l'annule pas, on le decale si necessaire
  4. C'est son moment : le collaborateur fixe l'ordre du jour, pas vous
  5. Pas operationnel : ce n'est pas une reunion de suivi projet

Structure type d'un one-on-one

  • 5 min : Comment ca va ? (vraiment, pas juste "bien")
  • 15 min : Ses sujets (blocages, questions, idees)
  • 5 min : Vos sujets (feedback, informations)
  • 5 min : Actions et prochaines etapes

Les questions qui ouvrent la discussion

  • "Qu'est-ce qui t'a frustre cette semaine ?"
  • "De quoi es-tu le plus fier ?"
  • "Comment puis-je t'aider ?"
  • "Y a-t-il quelque chose que tu voudrais faire differemment ?"
  • "Comment te sens-tu dans l'equipe en ce moment ?"

Que noter sur vos collaborateurs

Le suivi passe aussi par la prise de notes. Pas un rapport detaille, juste quelques lignes apres chaque interaction significative.

Ce qui merite d'etre note

  • Les reussites : projet livre, feedback client positif, initiative
  • Les difficultes : probleme rencontre, tension, blocage
  • Les feedbacks recus : ce que disent les collegues, clients, autres managers
  • Les engagements pris : ce que vous avez promis, ce qu'il s'est engage a faire
  • Les signaux faibles : changement de comportement, demotivation, stress

Format de note efficace

[Date] - [Contexte] : Observation factuelle

Exemple : "15/03 - Point projet Alpha : Marie a gere le conflit avec l'equipe design avec beaucoup de diplomatie. A valoriser."

Prenez vos notes en 30 secondes

Avec Retentis, envoyez un email a notes@retentis.app avec le prenom du collaborateur en objet. C'est classe automatiquement.

Essayer gratuitement

Les outils pour un suivi efficace

Plusieurs options s'offrent a vous :

Outil Avantages Inconvenients
Carnet papier Simple, toujours disponible Difficile a rechercher, se perd
Excel/Notion Flexible, gratuit Chronophage, pas structure
SIRH Integre aux process RH Lourd, pas fait pour les managers
Retentis Simple, notes par email, IA Nouveau sur le marche

Mettre en place une routine

Le suivi efficace repose sur une routine simple et tenable. Voici un exemple :

Routine hebdomadaire (30 min)

  • Lundi matin : rapide revue de la semaine passee pour chaque collaborateur (5 min)
  • Apres chaque one-on-one : noter les points cles (2 min)
  • Apres chaque evenement notable : noter l'observation (1 min)

Routine mensuelle (1h)

  • Revue des notes du mois
  • Identification des patterns (qui progresse, qui stagne, qui a besoin d'aide)
  • Planification des actions (formation, feedback, reconnaissance)

Les erreurs a eviter

Erreur 1 : Le micro-management

Suivre ne veut pas dire controler. Les one-on-one ne sont pas des reunions de reporting ou vous demandez des comptes.

Erreur 2 : L'irregularite

Un one-on-one annule une fois sur deux perd toute sa valeur. La regularite cree la confiance.

Erreur 3 : Ne noter que le negatif

Si vos notes ne contiennent que des problemes, vous aurez une vision biaisee. Notez aussi (surtout) les reussites.

Erreur 4 : Garder pour soi

Le feedback, positif comme negatif, doit etre donne rapidement. Ne gardez pas vos observations pour l'entretien annuel.

Conclusion

Un suivi efficace de vos collaborateurs, c'est :

  • Des one-on-one reguliers (30 min/semaine ou /15 jours)
  • Des notes au fil de l'eau (2 min par observation)
  • Du feedback en temps reel (pas de surprise a l'entretien annuel)

L'investissement est minime (moins d'1h par semaine pour une equipe de 5), mais le retour est enorme : une equipe engagee, performante, et des entretiens annuels qui deviennent une formalite plutot qu'un stress.

L'equipe Retentis

Nous aidons les managers a mieux suivre leurs equipes, sans y passer des heures.